Aineistoluovutusohjeet henkilö- ja yhteisöarkistoille

Musiikkiarkisto vastaanottaa musiikkikulttuuriin liittyviä arkistoaineistoja lukuun ottamatta taide- ja kansanmusiikkia. Äänite-, juliste- ja nuottikokoelmia otamme vastaan harkiten, ja ne liitetään yleiskokoelmiimme tai Äänitearkiston äänitekokoelmaan.

Esivalmistelut ennen luovutusta

Konsultoi Musiikkiarkistoa ennen aineiston käsittelyä ja seulontaa. Näin taataan alkuperäisen aineistokokonaisuuden säilyminen. Luovutettavan aineiston ei tarvitse olla järjestettyä. Tarvittaessa tulemme paikan päälle konsultoimaan.

Luovutettavan arkiston osalta toivomme seuraavia esitietoja

  • Kenen arkisto?
  • Mikä aikaväli?
  • Sisältääkö mahdollisesti asiakokonaisuuksia (biografia, luottamustehtävät, konsertit, projektit, julkaisutoiminta, muiden aineistoja jne.)
  • Kuinka paljon aineistoa on?
  • Onko aineistoa käsitelty ja jos on, niin kuka sitä on käsitellyt ja miten?
  • Erityisaineistojen, kuten ääninauhojen ja valokuvien, osalta toivomme mukaan tunnistetietoja (aika-, paikkatietoja, mukana olevat henkilöt, tekijätiedot jne.)

Musiikkiarkistoon tulee toimittaa kirjallinen osoitus omistajuudesta

  • Jos aineiston omistaa perikunta, tulee kaikilta osallisilta olla kirjallinen suostumus aineiston luovuttamiseen. Perikunta voi myös antaa luovutussopimuksen allekirjoitusoikeuden valtakirjalla (pdf) yhdelle perikunnan jäsenistä
  • Yhteisöarkistoluovutuksissa luovutuksesta tulee olla yhteisön päätös esimerkiksi yhdistyksen hallituksen pöytäkirjan ote
  • Luovutussopimuksen (pdf) läpikäynti. Musiikkiarkisto vastaanottaa pääsääntöisesti vain luovutuksia, joiden omistus- ja hallintaoikeus siirtyvät Musiikkiarkistolle. Talletuksia ja rajoitettuja arkistoja otetaan vastaan vain poikkeustapauksissa

Aineiston luovutus ja toimitus

  • Aineiston toimituksesta sovitaan erikseen
  • Aineisto tulee pakata huolellisesti tukeviin ja suojaaviin laatikoihin
  • Aineisto tulee toimittaa perille asti, ei noutopisteisiin
  • Aineiston vastaanotosta tehdään vastaanottokuittaus (pdf), mikäli luovutussopimus tehdään myöhemmin