Suomen Jazz & Populaarimusiikin Arkiston kannatusyhdistys ry:n säännöt

1. Yhdistyksen nimi ja kotipaikka

Yhdistyksen nimi on Suomen Jazz & Populaarimusiikin Arkiston Kannatusyhdistys ry ja kotipaikka on Helsinki.

2. Tarkoitus ja toiminnan laatu

Yhdistyksen tarkoituksena on aatteellisesti ja taloudellisesti edistää jazzin ja populaarimusiikin arkistotoimintaa Suomessa.

Tarkoituksensa toteuttamiseksi yhdistys ylläpitää ja hallinnoi Musiikkiarkistoa, joka kokoaa, tallentaa ja dokumentoi jazz- ja populaarimusiikkiin liittyvää aineistoa.

Yhdistys toteuttaa tarkoitustaan myös järjestämällä yleisötilaisuuksia, konsertteja, festivaaleja ja koulutustilaisuuksia.

Toimintansa tukemiseksi yhdistys voi ottaa vastaan lahjoituksia ja testamentteja, omistaa kiinteää omaisuutta, toimeenpanna asianomaisen luvan saatuaan arpajaisia ja rahankeräyksiä, harjoittaa kioskikauppaa, perustaa rahastoja sekä harjoittaa julkaisutoimintaa.

3. Yhdistyksen jäsenet

Yhdistyksen jäseneksi voi liittyä rekisteröity yhdistys, säätiö tai muu oikeustoimikelpoinen yhteisö tai 16 vuotta täyttänyt henkilö, jotka hyväksyvät yhdistyksen tarkoituksen. Yhdistyksen jäsenet maksavat yhdistykselle vuosittain yhdistyksen vuosikokouksen määräämän jäsenmaksun.

Yhdistyksen hallitus hyväksyy yhdistyksen jäsenet.

Jäsenellä on oikeus erota yhdistyksestä ilmoittamalla kirjallisesti hallitukselle tai sen puheenjohtajalle tai ilmoittamalla eroamisesta yhdistyksen kokouksen pöytäkirjaan merkittäväksi.

Hallitus voi erottaa jäsenen yhdistyksestä, jos jäsen on jättänyt erääntyneen jäsenmaksunsa maksamatta tai muuten jättänyt täyttämättä ne velvoitukset, joihin hän on yhdistykseen liittymällä sitoutunut tai on menettelyllään yhdistyksessä tai sen ulkopuolella huomattavasti vahingoittanut yhdistystä tai ei enää täytä laissa taikka yhdistyksen säännöissä mainittuja jäsenyyden ehtoja.

4. Hallitus

Yhdistyksen asioita hoitaa hallitus, johon kuuluu puheenjohtaja ja viidestä kahteentoista (5–12) muuta jäsentä. Vuosikokous valitsee puheenjohtajan ja muut hallituksen jäsenet.

Hallituksen toimikausi on vuosikokousten välinen aika.

Hallitus valitsee keskuudestaan varapuheenjohtajan sekä nimeää arkistonjohtajan, sihteerin, taloudenhoitajan ja muut tarvitsemansa toimihenkilöt.

Hallitus kokoontuu puheenjohtajan tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtajan kutsusta tai kun vähintään puolet hallituksen jäsenistä sitä vaatii.

Hallitus johtaa yhdistyksen toimintaa sääntöjen ja yhdistyksen kokousten päätösten ja ohjeiden mukaan. Hallitus voi asettaa keskuudestaan työvaliokunnan valmistelemaan hallituksessa käsiteltäviä asioita. Lisäksi hallitus voi asettaa tarpeelliseksi katsomiaan työryhmiä tai toimikuntia.

Hallitus on päätösvaltainen, kun vähintään puolet sen jäsenistä, puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja mukaan luettuna on läsnä. Äänestykset ratkaistaan yksinkertaisella äänten enemmistöllä. Äänten mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan ääni, vaaleissa kuitenkin arpa.

5. Yhdistyksen vuosikokous

Yhdistyksen sääntömääräinen vuosikokous pidetään vuosittain hallituksen määräämänä päivänä maalis–huhtikuussa.

Yhdistyksen vuosikokouksessa käsitellään seuraavat asiat:

  1. kokouksen avaus
  2. valitaan kokouksen puheenjohtaja ja sihteeri
  3. todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
  4. todetaan kokouksen osanottajat
  5. hyväksytään kokouksen työjärjestys
  6. valitaan kaksi pöytäkirjan tarkastajaa ja ääntenlaskijaa
  7. esitetään hallituksen selostus edellisen vuoden toiminnasta (toimintakertomus)
  8. esitetään edellisen vuoden tilinpäätös ja tilintarkastajien lausunto
  9. päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle ja muille vastuuvelvollisille
  10. vahvistetaan toimintasuunnitelma, talousarvio ja jäsenmaksun suuruus
  11. valitaan hallituksen puheenjohtaja ja muut jäsenet
  12. valitaan yksi tai kaksi tilintarkastajaa ja heille varatilintarkastajat
  13. käsitellään hallituksen ja jäsenten kokoukselle esittämät, muut kokouskutsussa mainitut asiat

Yhdistyksen jäsenten tulee jättää yhdistyksen vuosikokouksessa käsiteltäviksi haluamansa asiat kirjallisesti hallitukselle helmikuun loppuun mennessä.

Kutsut yhdistyksen kokouksiin tulee lähettää kirjallisesti kaikille jäsenille viimeistään kaksi viikkoa ennen kokousta.

6. Yhdistyksen ylimääräiset kokoukset

Yhdistyksen ylimääräinen kokous pidetään, mikäli yhdistyksen kokous niin päättää, hallitus katsoo sen tarpeelliseksi tai 1/10 yhdistyksen äänioikeutetuista jäsenistä tai vähintään kolme yhteisöjäsentä tai 20 yhdistyksen henkilöjäsentä niin vaatii.

Kutsu yhdistyksen ylimääräiseen kokoukseen on lähetettävä kirjallisesti kaikille jäsenille vähintään kaksi viikkoa ennen kokousta.

7. Edustus yhdistyksen kokouksissa

Yhteisöjäsenellä on oikeus lähettää yhdistyksen kokouksiin yksi edustaja. Kullakin kokousedustajalla ja yhdistyksen henkilöjäsenellä on yksi ääni.

8. Yhdistyksen nimen kirjoittaminen

Yhdistyksen nimen kirjoittavat puheenjohtaja yksin tai varapuheenjohtaja yhdessä arkistonjohtajan tai hallituksen määräämän henkilön kanssa.

9. Tilit ja tilintarkastus

Yhdistyksen tilikausi on kalenterivuosi.

Tilinpäätös tarvittavine asiakirjoineen ja hallituksen vuosikertomus on annettava tilintarkastajille viimeistään kolme viikkoa ennen vuosikokousta. Tilintarkastajien tulee antaa kirjallinen lausuntonsa viimeistään kaksi viikkoa ennen vuosikokousta hallitukselle.

10. Sääntöjen muuttaminen ja yhdistyksen purkaminen

Päätös sääntöjen muuttamisesta ja yhdistyksen purkamisesta on tehtävä yhdistyksen kokouksessa vähintään kolmen neljäsosan (3/4) enemmistöllä annetuista äänistä. Kokouskutsussa on mainittava sääntöjen muuttamisesta tai yhdistyksen purkamisesta.

Yhdistyksen purkautuessa käytetään yhdistyksen varat yhdistyksen tarkoituksen edistämiseen purkamisesta päättävän kokouksen määräämällä tavalla. Yhdistyksen tullessa lakkautetuksi käytetään sen varat samaan tarkoitukseen.